フォーム作成ツール初心者向け基礎知識
まずはフォーム作成ツールの役割を解説します。仕組みや種類を理解すると、自社に必要かどうかを判断しやすくなります。
フォーム作成の基本概念
フォーム作成ツールとは、問い合わせや申込み用の入力画面を簡単に作れるサービスです。たとえば、企業のホームページにある「お問い合わせ」や「資料請求」の入力欄がフォームにあたります。
以前はフォームを作るのに専門知識が必要でしたが、ツールを使えば項目を選ぶだけで画面を作成できます。営業担当者が展示会の申込みフォームを作る、といった使い方も可能です。
似た言葉に「アンケート作成サービス」があります。アンケートは回答を集計して傾向をつかむ目的が中心です。一方、フォーム作成ツールは顧客情報の受付や業務申請など、実務で使う入口を整える目的で使われることが多い点が違いです。
アンケート作成サービスや予約システム、顧客管理システムとの違いを整理したい方は、以下の記事で機能や用途の違いを比較しています。自社に合うツール選びの参考としてご覧ください。
クラウド型の特徴
フォーム作成ツールの多くはクラウド型で提供されています。クラウド型とは、自社で特別な機器を用意せず、インターネット経由でサービスを利用する形態です。
そのため、社内に専用サーバを設置する必要がありません。パソコンとインターネット環境があれば始めやすく、更新も提供側で反映されるため保守負担を抑えられます。
一方で、社内だけで完結させるオンプレミス型という方式もあります。自社で管理する分、運用の自由度が高い場合がありますが、初期準備や管理の手間が増える傾向があります。
無料プランの仕組み
フォーム作成ツールには無料プランを用意しているサービスもあります。操作感を試したい企業にとっては、導入前の検討材料として役立ちます。
ただし無料プランは、作成できるフォーム数や回答件数に上限がある場合があります。広告が表示されたり、保存期間や利用できる機能が限定されたりするケースもあるため注意が必要です。
顧客情報を扱う場合は、セキュリティ機能や権限設定、データの保存条件なども確認しましょう。無料でできる範囲と、有料で広がる範囲を比べると失敗を避けやすくなります。
以下の記事ではフォーム作成ツールの価格や機能、サポート体制などを、具体的に比較して紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
フォーム作成ツール初心者向けの使い方
ここからは、実際の操作イメージを紹介します。初心者でも取り組みやすい基本の流れを押さえれば、難しい設定は後からでも進められます。
テンプレート活用方法
多くのフォーム作成ツールにはテンプレートが用意されています。テンプレートとは、目的別に項目や配置が整ったひな形のことです。
たとえば、「お問い合わせ用」「イベント申込み用」などがあり、目的に近いものを選ぶだけで基本項目が自動で配置されます。ゼロから作るより短時間で整えられます。
まずはテンプレートで形を作り、必要に応じて自社向けに調整する方法がわかりやすく、運用も始めやすい進め方です。
入力項目設定方法
フォームでは、氏名やメールアドレスなどの入力項目を設定します。多くのツールでは項目を追加し、必須か任意かを選ぶだけで設定できます。
たとえば資料請求フォームなら、会社名や部署名を入れると後の連絡がスムーズになります。ただし、項目を増やしすぎると入力の負担が増え、途中で離脱されることもあります。
目的に直結する情報だけに絞る設計が重要です。入力しやすさを意識すると、送信まで進んでもらえる可能性が高まります。
公開設定方法
フォームが完成したら公開設定を行います。発行された専用リンクを共有したり、ホームページに設置したりして利用できます。
自社サイトに埋め込む方法や、リンク形式で配布する方法などがあります。用途に応じて使い分けると、運用の手間を減らせます。
公開後も内容の修正ができることが多く、キャンペーン内容の変更などにも対応しやすい点が特徴です。
フォーム作成ツール初心者が失敗しないポイント
フォーム作成ツールは便利ですが、作り方によっては成果につながりにくい場合もあります。ここでは、導入前に押さえておきたいポイントを紹介します。
シンプル設計の徹底
初心者が陥りやすいのが、情報を集めすぎることです。項目を増やしすぎると入力に時間がかかり、送信前に離脱される原因になりえます。
たとえば初回の問い合わせでは、氏名や会社名、メールアドレスなど最低限に絞る方法が有効です。詳しい内容は、送信後の連絡や商談の場で確認するようにすれば、入力時の負担を抑えられます。
入力しやすさを優先することが、運用効果につながります。
テスト運用の実施
公開前にはテスト送信を行い、誤字や入力チェックの不備、送信後の通知が届くかなどを確認します。小さなミスでも信頼低下につながるため、事前確認は重要です。
スマートフォンからの表示確認も欠かせません。閲覧環境によって項目が見切れるなど、見え方が変わる場合があります。社内メンバーに試してもらい、わかりにくい点がないか意見を集めると改善点が見つかりやすくなります。
サポート活用の推奨
初めて導入する場合、設定で迷うことがあります。その際は各サービスが提供するサポートを活用しましょう。
電話やメール、チャットなど窓口はさまざまです。マニュアルや動画解説が用意されていることもあり、社内の調査時間を減らすのに役立ちます。初心者ほど、サポート体制の充実度を選定ポイントとして確認しておくと安心です。
まとめ
フォーム作成ツールは、問い合わせや申込み受付などの業務を整え、対応の手間を減らすための実用的なサービスです。まずは基本を理解し、小さな用途から試すと導入の負担を抑えられます。入力項目を絞り、テスト運用を行うことで失敗も避けやすくなります。
自社の目的に合う製品を比較したい場合は、ITトレンドで複数製品をまとめて資料請求し、検討を進めてみてください。
